Verträge, Lohnzettel,
Krankmeldungen –
alles an einem Ort.
Schluss mit Aktenordnern, Excel-Listen und losen Zetteln im Büro.
Arbeitsverträge, Lohnzettel, Krankmeldungen, Bankverbindungen – bei pair.HR hat jeder Mitarbeiter eine digitale Akte. Alles an einem Ort, alles immer aktuell. Deine Mitarbeiter können ihre Daten selbst ändern (z. B. neue Bankverbindung), Du gibst es frei – fertig. Und wenn Du Deinen Lohn über pair.HR machst, fließen die Daten direkt in die Abrechnung. Kostenlos.
Marie Kellner
Vollzeit Service
Änderung gerade eben
Neue Bankverbindung → wartet auf Deine Freigabe
Alle Mitarbeiter drin –
ohne jeden einzeln anzulegen.
Du musst nicht jeden Mitarbeiter von Hand ins System tippen. Es gibt drei einfache Wege, alle auf einmal reinzubekommen:
Drei Wege, wie Deine Mitarbeiter ins System kommen:
Daten vom Steuerberater übernehmen Am einfachsten
Dein Steuerberater kann eine sogenannte DSL Datei aus seinem Lohnprogramm exportieren. Wir spielen sie ein und alle Mitarbeiter sind sofort mit den richtigen Daten angelegt – Steuerklasse, Krankenkasse, alles.
Letzte Lohnabrechnung hochladen
Du hast keine Datei vom Steuerberater? Kein Problem. Lade einfach die letzten Lohnabrechnungen hoch – pair.HR liest die wichtigsten Daten automatisch aus und legt die Mitarbeiter an.
Mitarbeiter füllen selbst aus
Neue Mitarbeiter? Schick ihnen einfach einen Link. Sie geben ihre Daten selbst am Handy ein – in ihrer Muttersprache. Das System prüft alles automatisch, bevor es abgeschickt wird.
Alle Änderungen auf einen Blick
Du siehst sofort, wenn sich etwas geändert hat – neue Bankverbindung, Adressänderung, Steuerklassenwechsel.
Deine Mitarbeiter ändern, Du gibst frei
Wenn ein Mitarbeiter z. B. seine Bankverbindung ändert, bekommst Du eine Benachrichtigung. Du prüfst kurz und gibst frei – die neue Bankverbindung fließt direkt in die nächste Abrechnung.
Alles dokumentiert für die Prüfung
Jede Eingabe und jede Änderung wird mit Datum und Uhrzeit gespeichert. Bei einer Betriebsprüfung hast Du alles sofort parat – kein Suchen in Ordnern.
Wer hat wann
was geändert?
Wenn die Rentenversicherung oder das Finanzamt prüft, musst Du nachweisen können, wer wann welche Daten eingegeben oder geändert hat. Bei pair.HR ist jede Änderung dokumentiert.
Stunden, Urlaub, Krankmeldungen –
alles fließt zusammen.
Das Besondere an pair.HR: Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Mitarbeiterdaten sind keine getrennten Programme, die Du irgendwie verbinden musst. Alles ist in einem System – und alles fließt direkt in die Lohnabrechnung.
Kein Hin- und Herschicken von Dateien
Stunden, Urlaub und Krankmeldungen landen automatisch in der Personalakte. Du musst nichts exportieren, nichts kopieren, nichts an den Steuerberater schicken.
Urlaub, Krankmeldung – direkt im Lohn
Wenn ein Mitarbeiter krank ist oder Urlaub hat, fließt das automatisch in die monatliche Abrechnung. Kein manuelles Nachtragen, keine vergessenen Fehltage.
Deine Mitarbeiter machen vieles selbst
Urlaubsantrag am Handy stellen, Krankmeldung einreichen, Adresse ändern – Deine Mitarbeiter erledigen das selbst im Portal. Du genehmigst nur noch.
Du bestimmst,
wer was sehen darf.
Nicht jeder in Deinem Betrieb muss alles sehen. Mit pair.HR steuerst Du, wer Zugriff auf welche Daten hat.
Dein Team auf einen Blick
Sieh auf einen Blick, wer in welchem Bereich arbeitet – Küche, Service, Bar, Büro. Übersichtlich und immer aktuell.
Nicht jeder sieht alles
Deine Bürokraft sieht andere Daten als der Schichtleiter. Gehaltsdaten sieht nur, wer sie sehen muss. Du legst das einmal fest.
Kostenstellen für Deinen Steuerberater
Wenn Du mehrere Standorte oder Bereiche hast, kannst Du Kostenstellen hinterlegen. Die werden automatisch an Deinen Steuerberater übergeben – kein manuelles Zuordnen.
pair.HR vs.
Aktenordner und Excel.
Die meisten Betriebe verwalten ihre Mitarbeiterdaten in Ordnern oder Excel-Listen. Das funktioniert – bis etwas fehlt, jemand vergisst etwas zu übertragen oder das Finanzamt prüft. pair.HR ersetzt das – kostenlos und direkt mit der Lohnabrechnung verbunden.
In 15 Minuten weißt Du ob pair.HR zu Dir passt.
Häufige Fragen zur
digitalen Personalakte.
Wie bekomme ich meine Mitarbeiter am schnellsten ins System?
Am einfachsten: Frag Deinen Steuerberater nach einm DSL Export aus seinem Lohnprogramm. Wir spielen den DSL Export ein und alle Mitarbeiter sind sofort mit den richtigen Daten angelegt. Geht auch ohne: Einfach die letzten Lohnabrechnungen hochladen – pair.HR liest die Daten automatisch aus.
Wie loggen sich meine Mitarbeiter ein?
Ganz einfach: Mit ihrem Google- oder Microsoft-Konto, per E-Mail-Link oder klassisch mit Email und Passwort. Ganz ohne Aktivierungsbrief per Post.
Darf ich Lohnzettel und Dokumente nur noch digital ausgeben?
Ja. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im Januar 2025 darfst Du Lohnzettel ausschließlich digital über ein geschütztes Portal bereitstellen. Du musst nichts mehr drucken und nichts mehr in Umschläge stecken.
Sind die Daten meiner Mitarbeiter sicher?
Ja. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und auf sicheren Servern in Deutschland gespeichert. 100% DSGVO-konform. Die Daten Deiner Mitarbeiter sind besser geschützt als in einem Aktenordner im Büro.
Kann ich die Personalakte auch nutzen, wenn ich den Lohn nicht über pair.HR mache?
Ja. Die digitale Personalakte ist dauerhaft kostenlos – auch wenn Du Deinen Lohn beim Steuerberater lässt. Aber wenn Du den Lohn auch über pair.HR machst, fließen alle Daten automatisch in die Abrechnung. Kein Abtippen, keine Rückfragen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter seine Bankverbindung ändert?
Dein Mitarbeiter ändert die Bankverbindung selbst im Portal. Du bekommst eine Benachrichtigung, prüfst kurz und gibst frei. Die neue Bankverbindung fließt direkt in die nächste Abrechnung. Kein Zettel, kein Anruf, kein Vergessen.
Jeden Monat das gleiche Theater – oder
jetzt in 15 Minuten lösen.
In 15 Minuten weißt Du ob pair.HR zu Dir passt.