Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Leistungen der pair.HR GmbH, Rödingsmarkt 14, 20459 Hamburg (Amtsgericht Hamburg Mitte, HRB 196747), nachfolgend „pair.HR“ genannt.

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, Freiberufler und juristische Personen. Verbraucherrechtliche Vorschriften finden keine Anwendung.

Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, pair.HR stimmt diesen ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Vertragsschluss

2.1 Kostenlose Plattformnutzung

Jedes Unternehmen kann sich kostenlos ein Benutzerkonto auf der pair.HR-Plattform erstellen. Die Registrierung ist direkt über die Plattform oder über Single Sign-On (SSO) mittels Google- oder Microsoft-Konto möglich. Mit der Registrierung akzeptiert der Kunde diese AGB. Die kostenlose Nutzung umfasst die in § 3.2 beschriebenen Basisfunktionen.

2.2 Kostenpflichtige Leistungen

Kostenpflichtige Leistungen werden vom Kunden durch Betätigung einer eindeutig als Bestellvorgang gekennzeichneten Schaltfläche (Button) auf der Plattform beauftragt. Der Vertrag über die kostenpflichtige Leistung kommt zustande durch:

• die Bestellung des Kunden über die Plattform, und
• die Annahme durch pair.HR, entweder durch ausdrückliche Annahmeerklärung oder konkludent durch Aufnahme der Leistungserbringung.

2.3 Single Sign-On (SSO)

Nutzt der Kunde die Registrierung oder Anmeldung über einen SSO-Dienst (Google, Microsoft), gelten zusätzlich die Nutzungsbedingungen des jeweiligen Anbieters. pair.HR übernimmt keine Haftung für die Verfügbarkeit oder Sicherheit der SSO-Dienste Dritter. Der Kunde ist dafür verantwortlich, den Zugang zu seinem SSO-Konto abzusichern.

2.4 Kein bindendes Angebot

Die Darstellung unserer Dienstleistungen auf der Website und der Plattform stellt kein bindendes Angebot dar.

§ 3 Unsere Leistungen

3.1 Lohnbuchhaltung (kostenpflichtig)

Die laufende Lohnbuchhaltung umfasst insbesondere:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden
• Lohnsteuerbescheinigungen
• Onboarding von Unternehmen und Mitarbeitern
• Sofortmeldungen (24/7) – siehe § 3.4
• eAU-Abruf (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)

3.2 Digitale Plattform-Tools (kostenlos)

Folgende Funktionen stehen jedem registrierten Unternehmen kostenlos zur Verfügung:

• Zeiterfassung & Abwesenheitsverwaltung
• Digitale Personalakte
• PDF-Lohnabrechnungen verteilen (auch bei Abrechnung durch Drittanbieter)
• Personalfragen-Tool

3.3 Einzelleistungen (kostenpflichtig bei Nutzung ohne Lohnbuchhaltung)

Kunden, die keine laufende Lohnbuchhaltung über pair.HR beziehen, können folgende Leistungen einzeln buchen:

• Sofortmeldung: 4,90 € netto je Meldung
• eAU-Abruf: 2,00 € netto je Abruf

3.4 Sofortmeldung

Für Branchen mit Sofortmeldepflicht (z. B. Gastronomie, Baugewerbe, Gebäudereinigung gemäß § 28a Abs. 4 SGB IV) bietet pair.HR einen 24/7-Sofortmeldungsservice. pair.HR strebt an, die Sofortmeldung innerhalb von einer Stunde nach Eingang aller erforderlichen Daten beim zuständigen Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Dieser Zeitrahmen stellt ein Serviceziel dar und begründet keinen vertraglichen Anspruch.

Wichtig – Arbeitsbeginn erst nach Bestätigung: Der neue Mitarbeiter darf die Arbeit erst aufnehmen, nachdem pair.HR dem Kunden die erfolgreiche Übermittlung der Sofortmeldung ausdrücklich bestätigt hat. Vor Erhalt dieser Bestätigung erfolgt die Arbeitsaufnahme auf eigenes Risiko des Kunden. pair.HR übernimmt keine Haftung für Konsequenzen, die aus einer vorzeitigen Arbeitsaufnahme ohne bestätigte Sofortmeldung resultieren.

Ausweismitführungspflicht: Der Kunde ist verpflichtet, jeden Mitarbeiter in sofortmeldepflichtigen Branchen darauf hinzuweisen, dass dieser während der Arbeitszeit einen gültigen amtlichen Ausweis (Personalausweis, Reisepass oder vergleichbares Dokument) mitführen muss. Diese Pflicht ergibt sich aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG). Der Kunde hat zudem die Identität jedes neuen Mitarbeiters vor Arbeitsantritt anhand eines solchen Ausweisdokuments zu überprüfen und zu dokumentieren. pair.HR weist ausdrücklich darauf hin, dass Verstöße gegen die Ausweismitführungspflicht und die Identitätsprüfung zu erheblichen Bußgeldern führen können.

§ 4 Preise & Zahlung

4.1 Preise

Die Vergütung für die laufende Lohnbuchhaltung beträgt 19,90 € netto pro Mitarbeiter und Monat. Onboarding von Unternehmen und Mitarbeitern ist in der Lohnbuchhaltungsgebühr enthalten. Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung auf der Plattform angezeigten Preise. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

4.2 Lohnlaufbeginn und Fristen

Lohnlaufbeginn: Der Lohnlauf beginnt am 15. eines jeden Monats. Alle für den jeweiligen Monat relevanten Daten (z. B. Ein- und Austritte, Gehaltsänderungen, Abwesenheiten, variable Entgeltbestandteile) müssen pair.HR bis zu diesem Zeitpunkt vorliegen.

Zur Gewährleistung einer reibungslosen Abwicklung und Einhaltung aller gesetzlichen Meldefristen gelten folgende Fristen und Zuschläge:

• Standard-Service (Daten bis zum 15. des Monats): In der Grundgebühr enthalten. Der Lohnlauf ist fest eingeplant und wird innerhalb der regulären Prozess-Slots bearbeitet.
• Express-Priorisierung (16. bis 20. des Monats): Pauschale von 5,00 € netto pro Abrechnung. pair.HR hält zusätzliche Kapazitäten und Experten-Backups bereit, um die Daten auch bei späterer Vorlaufzeit prioritär zu bearbeiten.
• Last-Minute-Slot (ab dem 21. des Monats): Pauschale von 10,00 € netto pro Abrechnung. Da die Zeitfenster für die Einplanung begrenzt sind, kann eine pünktliche Abrechnung nicht mehr garantiert werden. pair.HR setzt jedoch alles daran, die gesetzlichen Fristen einzuhalten.

4.3 Sonderregelung Dezember

Im Dezember gelten aufgrund vorgezogener gesetzlicher Fristen besondere Regelungen. Da der 24. und 31. Dezember keine Bankarbeitstage sind, verschieben sich die Fristen für Sozialversicherungsbeitragsnachweise und -zahlungen erheblich nach vorne. Dies hat zur Folge, dass der Lohnlauf im Dezember früher abgeschlossen werden muss.

pair.HR teilt dem Kunden die für den Dezember geltenden Fristen spätestens bis zum 15. November eines jeden Jahres per E-Mail oder über die Plattform mit. Die in § 4.2 genannten Zeitfenster (Standard, Express, Last-Minute) werden für den Dezember entsprechend nach vorne angepasst. Die jeweils konkreten Daten und die geltenden Zuschläge werden in der jährlichen Dezember-Mitteilung verbindlich festgelegt.

Hinweis: Eine verspätete Datenbereitstellung im Dezember birgt ein erhöhtes Risiko, dass gesetzliche Meldefristen nicht eingehalten werden können. Hieraus resultierende Säumniszuschläge oder behördliche Sanktionen gehen zu Lasten des Kunden.

4.4 Zahlungsweise

Die Abrechnung erfolgt nach Erbringung der jeweiligen Dienstleistung und ist sofort fällig. Der Kunde erteilt pair.HR ein SEPA-Lastschriftmandat oder Kreditkartenmandat über den von pair.HR eingesetzten Zahlungsdienstleister (derzeit: Stripe). pair.HR behält sich vor, den Zahlungsdienstleister zu wechseln; der Kunde wird hierüber rechtzeitig informiert.

4.5 Zahlungsverzug

Bei verspäteter Zahlung berechnet pair.HR:

• Verzugszinsen: 9 Prozentpunkte über dem jeweiligen Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB)
• Mahngebühr: 5,00 € je Mahnung

Befindet sich der Kunde mit mindestens einer fälligen Zahlung in Verzug, ist pair.HR berechtigt, sämtliche kostenpflichtigen Leistungen nach vorheriger Mahnung mit angemessener Nachfristsetzung (mindestens 5 Werktage) auszusetzen, bis der vollständige Ausgleich erfolgt ist. Die Pflicht des Kunden zur Zahlung der vereinbarten Vergütung bleibt während der Aussetzung bestehen. pair.HR haftet nicht für Schäden, die dem Kunden durch die berechtigte Aussetzung der Leistungen entstehen, insbesondere nicht für die Nichteinhaltung gesetzlicher Meldefristen.

4.6 Aufrechnung und Zurückbehaltung

Der Kunde kann gegen Forderungen von pair.HR nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur zu, soweit es auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

§ 5 Preisanpassungen

pair.HR darf Preise frühestens nach 12 Monaten und danach maximal einmal jährlich anpassen. Preiserhöhungen werden dem Kunden mindestens vier Wochen vorher per E-Mail mitgeteilt. Sonderkündigungsrecht: Steigt der Preis um mehr als 10 % innerhalb von 12 Monaten, kann der Kunde innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt der Mitteilung kündigen.

§ 6 Pflichten des Kunden

6.1 Unterlagen bereitstellen

Der Kunde ist verpflichtet, pair.HR alle für die Lohnbuchhaltung erforderlichen Unterlagen vollständig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen, insbesondere:

• Personalstammdaten (Name, Geburtsdatum, Steuer-ID, SV-Nummer, Adresse, Steuerklasse, Krankenkasse)
• Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
• Angaben zu Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Zuschlägen und variablen Entgeltbestandteilen
• Krankmeldungen und sonstige lohnrelevante Informationen

6.2 Fristen

Die Fristen für die Datenbereitstellung ergeben sich aus § 4.2 sowie § 4.3 (Sonderregelung Dezember). Bei verspäteter Lieferung der Unterlagen kann pair.HR die Einhaltung gesetzlicher Meldefristen nicht garantieren. Hieraus resultierende Verspätungszuschläge oder Säumniszuschläge gehen zu Lasten des Kunden.

6.3 Richtigkeit

Der Kunde versichert, dass alle übermittelten Unterlagen und Daten vollständig und richtig sind. pair.HR darf auf die Richtigkeit der bereitgestellten Daten vertrauen, sofern keine offensichtlichen Fehler erkennbar sind.

6.4 Identifizierungspflicht (Trust Center / PSP)

pair.HR ist als Payroll Service Provider (PSP) gegenüber dem Trust Center der Sozialversicherung verpflichtet, eine Eigenerklärung abzugeben, wonach sich jeder Kunde, für den pair.HR mit dem jeweiligen Zertifikat Meldungen übermittelt, bei pair.HR identifiziert hat und pair.HR bekannt ist.

Der Kunde ist daher verpflichtet, pair.HR vor Beginn der Lohnbuchhaltung alle für die Identifizierung erforderlichen Unterlagen und Informationen zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören insbesondere:

• Handelsregisterauszug oder vergleichbarer Nachweis der Unternehmensexistenz,
• Identitätsnachweis des gesetzlichen Vertreters (Personalausweis oder Reisepass),
• Betriebsnummer und Steuernummer des Unternehmens.

pair.HR darf die Aufnahme der Lohnbuchhaltung verweigern oder die laufende Abrechnung aussetzen, solange der Kunde der Identifizierungspflicht nicht nachgekommen ist. Der Kunde trägt das Risiko verspäteter Meldungen, die aus einer fehlenden oder unvollständigen Identifizierung resultieren.

6.5 Freistellung

Der Kunde stellt pair.HR von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die gegen pair.HR aufgrund von fehlerhaften, unvollständigen oder verspätet bereitgestellten Daten oder Unterlagen des Kunden erhoben werden. Dies umfasst insbesondere Ansprüche von Sozialversicherungsträgern, Finanzbehörden oder Mitarbeitern des Kunden. Die Freistellung erstreckt sich auch auf die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Die Freistellungspflicht entfällt, soweit pair.HR den Schaden selbst zu vertreten hat.

§ 7 Plattform & Zugang

Der Kunde erhält nach Registrierung – direkt oder via SSO (Google, Microsoft) – Zugang zur pair.HR-Plattform. Die Plattform ermöglicht insbesondere:

• Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
• Digitale Personalakte verwalten
• PDF-Lohnabrechnungen an Mitarbeiter verteilen
• Personalfragen stellen und beantworten
• Belege und Dokumente hochladen
• Kommunikation mit dem persönlichen Ansprechpartner

7.1 Verantwortung des Kunden

• Zugangsdaten (einschließlich SSO-Konten) geheim halten und sichere Passwörter verwenden
• Missbrauch oder unbefugten Zugriff unverzüglich melden
• Keine Weitergabe der Zugangsdaten an unbefugte Dritte

7.2 Speicherplatz

pair.HR ist berechtigt, den für den Kunden verfügbaren Speicherplatz auf der Plattform zu beschränken. Die jeweils geltenden Speicherlimits werden auf der Plattform angezeigt. Bei Überschreitung des zugewiesenen Speicherplatzes kann pair.HR den Upload weiterer Dateien einschränken, bis der Kunde Speicherplatz freigibt. pair.HR wird den Kunden rechtzeitig informieren, bevor der verfügbare Speicherplatz erschöpft ist.

7.3 Geistiges Eigentum

Sämtliche Rechte an der Plattform, einschließlich Software, Algorithmen, Oberflächen, Datenmodelle, Dokumentation und Know-how, stehen ausschließlich pair.HR oder deren Lizenzgebern zu. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht an der Plattform für die Dauer des Vertrags und im Rahmen des vereinbarten Vertragszwecks. Jede darüber hinausgehende Nutzung, insbesondere die Vervielfältigung, Dekompilierung, Rückübersetzung oder Weiterentwicklung der Software, ist untersagt.

7.4 Weiterentwicklung der Plattform

pair.HR ist berechtigt, die Plattform jederzeit weiterzuentwickeln, Funktionen hinzuzufügen, zu ändern oder einzustellen, sofern der vertraglich geschuldete Leistungsumfang im Wesentlichen erhalten bleibt. Über wesentliche Änderungen wird der Kunde rechtzeitig informiert. Wesentliche Einschränkungen des Funktionsumfangs berechtigen den Kunden zur außerordentlichen Kündigung.

§ 8 Verfügbarkeit

pair.HR strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 97 % im Jahresmittel während der Servicezeiten an. Servicezeiten: Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr (deutsche Feiertage ausgenommen). Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der Servicezeiten durchgeführt und rechtzeitig angekündigt. 100%ige Verfügbarkeit kann nicht garantiert werden bei Ereignissen außerhalb des Einflussbereichs von pair.HR (z. B. höhere Gewalt, DDoS-Angriffe, Ausfall von Internet-Providern, Störungen bei Drittanbietern wie SSO-Diensten oder Bankschnittstellen).

Während solcher Ereignisse ruhen die Leistungspflichten von pair.HR, ohne dass hieraus Ansprüche des Kunden auf Minderung, Schadensersatz oder außerordentliche Kündigung entstehen. pair.HR ist lediglich verpflichtet, den Kunden über die Störung zu informieren und sich nach Kräften um die Wiederherstellung zu bemühen. Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden mindestens 48 Stunden im Voraus über die Plattform oder per E-Mail angekündigt.

§ 9 Support

9.1 Kostenloser Support

Im Leistungsumfang enthalten: Behebung technischer Störungen, Hilfe bei Login-Problemen, Fragen zur Plattformnutzung. Kanäle: E-Mail (info@pair.group), WhatsApp, Plattform-Chat. Reaktionszeit: In der Regel am selben Werktag.

9.2 Kostenpflichtiger Zusatzsupport

Separat berechnet werden: Individuelle fachliche Beratung, Sonderauswertungen und Schulungen, Beratung zu Prozessoptimierungen. Abrechnung: 35,00 € netto pro angefangene 15 Minuten.

§ 10 Keine Steuerberatung

pair.HR ist kein Steuerberater und keine Steuerberatungsgesellschaft im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG). Die Leistungen von pair.HR beschränken sich auf die laufende Lohnbuchhaltung als erlaubte Hilfeleistung in Steuersachen gemäß § 6 Nr. 4 StBerG. Dies umfasst insbesondere das Buchen laufender Geschäftsvorfälle im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Übermittlung der hierzu gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen.

Nicht Bestandteil der Leistungen von pair.HR sind insbesondere:

• Individuelle steuerliche Beratung oder steuerliche Gestaltungsberatung
• Erstellung von Einkommensteuererklärungen oder sonstigen Steuererklärungen
• Vertretung gegenüber Finanzbehörden (z. B. bei Lohnsteueraußenprüfungen oder Betriebsprüfungen)
• Prüfung oder Bewertung steuerlicher Sachverhalte, die über die laufende Lohnbuchhaltung hinausgehen
• Lohnsteueroptimierung oder steuerliche Sonderberechnungen

Bei darüber hinausgehendem Beratungsbedarf empfehlen wir dringend, einen zugelassenen Steuerberater oder eine Steuerberatungsgesellschaft hinzuzuziehen. pair.HR übernimmt keine Haftung für steuerliche Nachteile, die daraus entstehen, dass der Kunde keine eigenständige steuerliche Beratung in Anspruch nimmt.

§ 11 Technologie & KI

pair.HR nutzt moderne Technologie und automatisierte Verfahren zur Effizienzsteigerung, unter anderem:

• Automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung
• Plausibilitätsprüfungen
• Digitale Schnittstellen zu Behörden und Sozialversicherungsträgern

Alle automatisierten Prozesse werden von qualifiziertem Personal kontrolliert. Die finale Verantwortung für die Richtigkeit der Ergebnisse liegt bei pair.HR. pair.HR haftet für Fehler durch Automatisierung im gleichen Umfang wie für manuelle Fehler.

§ 12 Vertragslaufzeit & Kündigung

12.1 Laufzeit

Sämtliche Verträge laufen auf unbestimmte Zeit.

12.2 Ordentliche Kündigung

Beide Seiten können den Vertrag jederzeit ohne Angabe von Gründen kündigen. Die Kündigung wird zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats wirksam, sofern sie pair.HR vor Beginn des nächsten Lohnlaufs (15. des Monats) zugeht. Geht die Kündigung nach Beginn des Lohnlaufs ein, wird sie erst zum Ende des folgenden Abrechnungsmonats wirksam.

Die Kündigung kann per E-Mail, über die Plattform oder in Textform erfolgen. Die Vergütung für bereits begonnene Abrechnungsmonate ist vollständig geschuldet.

12.3 Außerordentliche Kündigung

pair.HR darf den Vertrag fristlos kündigen, wenn:

• der Kunde länger als zwei Monate in Zahlungsverzug ist,
• der Kunde seine Mitwirkungspflichten trotz Abmahnung nicht erfüllt,
• ein Insolvenzverfahren über das Vermögen des Kunden eröffnet wird,
• der Kunde Zugangsdaten unbefugt an Dritte weitergibt.

12.4 Folgen der Kündigung

Bei Kündigung der Lohnbuchhaltung führt pair.HR die laufenden Abrechnungen bis zum Wirksamwerden der Kündigung ordnungsgemäß zu Ende. Die kostenlose Plattformnutzung bleibt von einer Kündigung der kostenpflichtigen Leistungen unberührt.

§ 13 Haftung

13.1 Unbeschränkte Haftung

• Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit,
• Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

13.2 Beschränkte Haftung

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet pair.HR nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf:

• vorhersehbare, vertragstypische Schäden,
• maximal das Dreifache der in den letzten 12 Monaten gezahlten Nettovergütung.

13.3 Haftungsausschluss

pair.HR haftet nicht für Schäden, die entstehen durch:

• verspätete, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen des Kunden,
• Nichtbeachtung der Hinweise von pair.HR,
• höhere Gewalt, Serverausfälle oder DDoS-Angriffe,
• Fehler in Schnittstellen Dritter (z. B. Bankanbindungen, SSO-Dienste), sofern nicht von pair.HR verschuldet.

§ 14 Verschwiegenheit

pair.HR und seine Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit über alle im Rahmen der Leistungserbringung bekannt gewordenen Tatsachen verpflichtet. Diese Pflicht gilt auch nach Vertragsende.

Ausnahmen bestehen bei:

• gesetzlichen Verpflichtungen (z. B. gegenüber Finanzbehörden oder Sozialversicherungsträgern),
• der Einschaltung von Unterauftragnehmer zur Leistungserbringung (unter Wahrung der Verschwiegenheitspflicht),
• ausdrücklicher Einwilligung des Kunden.

§ 15 Mängel & Nachbesserung

15.1 Mängelmeldung

Der Kunde ist verpflichtet, erkannte Mängel unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von vier Wochen nach Kenntnis, per E-Mail oder über die Plattform zu melden. Die Meldung soll enthalten:

• eine genaue Beschreibung des Mangels (z. B. welche Abrechnung, welcher Mitarbeiter),
• den Zeitpunkt der Feststellung,
• die erkennbaren Auswirkungen.

Wird ein Mangel nicht innerhalb der vorstehenden Frist gemeldet, gelten die betreffenden Leistungen als genehmigt. Ansprüche wegen verspätet gemeldeter Mängel sind ausgeschlossen, es sei denn, pair.HR hat den Mangel arglistig verschwiegen.

15.2 Nachbesserung

Bei berechtigter Mängelrüge behebt pair.HR den Mangel innerhalb von:

• 5 Werktagen (regulär),
• 2 Werktagen (bei Dringlichkeit, z. B. vor Fristablauf).

Beseitigt pair.HR den Mangel nicht fristgerecht, kann der Kunde die Vergütung mindern, den Mangel auf Kosten von pair.HR durch Dritte beseitigen lassen oder bei erheblichen Mängeln außerordentlich kündigen.

§ 16 Datenschutz

pair.HR verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden und seiner Mitarbeiter als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Parteien schließen einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab, der die Details der Datenverarbeitung regelt. Die Daten werden auf Servern in der Europäischen Union gespeichert und durch technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO geschützt.

16.1 WhatsApp-Kommunikation

Sofern der Kunde über WhatsApp mit pair.HR kommunizieren möchte, willigt er ein, dass personenbezogene Daten über diesen Kanal übermittelt werden. pair.HR empfiehlt, hochsensible Daten ausschließlich über die verschlüsselte Plattform-Upload-Funktion zu übermitteln.

§ 17 Datenportabilität & EU Data Act

pair.HR erbringt als SaaS-Anbieter einen Datenverarbeitungsdienst im Sinne der Verordnung (EU) 2023/2854 (EU Data Act). Im Einklang mit den Anforderungen des Data Act gewährleistet pair.HR Folgendes:

17.1 Anbieterwechsel (Switching)

Der Kunde kann jederzeit zu einem anderen Anbieter wechseln. pair.HR unterstützt den Wechsel aktiv und beseitigt sämtliche kommerziellen, technischen und organisatorischen Hindernisse, die einem Wechsel entgegenstehen könnten. Die maximale Kündigungsfrist für einen Wechsel beträgt zwei Monate.

17.2 Datenexport und Portabilität

pair.HR stellt dem Kunden auf Anforderung die auf der Plattform gespeicherten Daten primär als Digitale Schnittstellendatei Lohnbuchhaltung (DSL-Export) zur Verfügung. Dieser Export entspricht den Anforderungen für die Lohnsteueraußenprüfung gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Sofern gesetzlich vorgeschrieben, stellt pair.HR darüber hinaus weitere Daten in einem maschinenlesbaren Format bereit. Ein Anspruch auf Export in anderen oder zusätzlichen Formaten besteht nicht, sofern dies nicht gesetzlich erforderlich ist.

Der Datenexport erfolgt:

• während der Vertragslaufzeit: auf Anfrage per E-Mail an den pair.HR-Support,
• nach Kündigung: auf Anfrage innerhalb einer Übergangsfrist von 30 Tagen nach Vertragsende.

pair.HR bearbeitet Exportanfragen in der Regel innerhalb von 5 Werktagen. Für den Datenexport im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Umfangs fallen keine gesonderten Entgelte an.

17.3 Interoperabilität

pair.HR stellt die erforderlichen Informationen und Dokumentation über Datenformate, Schnittstellen und Exportmöglichkeiten auf Anfrage per E-Mail bereit, um dem Kunden einen reibungslosen Wechsel zu ermöglichen.

17.4 Keine Wechselentgelte

pair.HR erhebt für den Anbieterwechsel und den gesetzlich vorgeschriebenen Datenexport keine Wechselentgelte. Für darüber hinausgehende Unterstützungsleistungen im Rahmen des Wechsels (z. B. individuelle Datenaufbereitung, Sonderformate) kann pair.HR ein angemessenes Entgelt nach Aufwand berechnen.

§ 18 Datenaufbewahrung

18.1 Während der Vertragslaufzeit

Alle Abrechnungsunterlagen und Auswertungen können vom Kunden jederzeit über die Plattform eingesehen werden. Der Export von Daten (insbesondere als DSL-Export gemäß § 17.2) erfolgt auf Anfrage per E-Mail an den pair.HR-Support.

18.2 Nach Vertragsende

pair.HR stellt dem Kunden nach Vertragsende alle Daten für 30 Tage zum Download bereit (vgl. § 17.2). Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten unwiderruflich gelöscht. Gegen gesondertes Entgelt kann pair.HR die Daten länger archivieren; die Konditionen werden individuell vereinbart.

Hinweis: Der Kunde ist selbst für die Einhaltung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen verantwortlich (§§ 147 AO, 257 HGB). pair.HR erinnert den Kunden rechtzeitig vor Vertragsende an seine Exportpflicht.

§ 19 Änderungen dieser AGB

pair.HR darf diese AGB mit einer Frist von vier Wochen ändern. Die Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als genehmigt. pair.HR weist den Kunden in der Änderungsmitteilung auf sein Widerspruchsrecht und die Folgen des Schweigens hin.

§ 20 Vertragsübernahme

pair.HR darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag mit vier Wochen Ankündigungsfrist auf einen Dritten übertragen (z. B. bei Unternehmensverkauf). In diesem Fall kann der Kunde innerhalb von zwei Wochen nach Mitteilung außerordentlich kündigen.

§ 21 Unterauftragnehmer

pair.HR ist berechtigt, zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten Unterauftragnehmer einzusetzen. pair.HR bleibt gegenüber dem Kunden für die ordnungsgemäße Leistungserbringung verantwortlich und stellt sicher, dass Unterauftragnehmer mindestens den gleichen Verschwiegenheits- und Datenschutzpflichten unterliegen wie pair.HR selbst.

§ 22 Verjährung

Ansprüche des Kunden gegen pair.HR – gleich aus welchem Rechtsgrund – verjähren, soweit gesetzlich zulässig, innerhalb von zwölf Monaten ab Kenntnis oder grob fahrlässiger Unkenntnis des Anspruchs. Dies gilt nicht für Ansprüche wegen Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie für sonstige Ansprüche, bei denen die Verjährung nicht verkürzt werden darf.

§ 23 Schlussbestimmungen

Textform

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform (E-Mail ausreichend). Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

Gesamtvereinbarung

Diese AGB regeln zusammen mit dem jeweiligen Bestellvorgang auf der Plattform abschließend das Vertragsverhältnis zwischen pair.HR und dem Kunden. Individuelle Vereinbarungen gehen diesen AGB vor.

Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

Anwendbares Recht & Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Hamburg.